Oficial de Contabilidad y Administración

Misión general

El Oficial Contable y Administrativo gestiona las actividades de administración de personal en Venezuela de acuerdo con la legislación vigente. Se asegura de que los procedimientos administrativos relacionados con los recursos humanos de la misión sea coherentes con los recursos humanos de HI.

Es responsable del mantenimiento regular de las cuentas contables, el cierre de las cuentas, el seguimiento de las cuentas por pagar y por cobrar, la identificación de activos fijos, el archivo de documentos de respaldo y el cumplimiento con los estándares de la organización y el marco regulatorio del país.

Misiones Específicas & Responsabilidades

Misión 1: Estrategia y dirección.

• Supervisa e informa a su superior jerárquico y a su responsable funcional sobre los riesgos contables de los que es consciente y contribuye a su mitigación.
• Ayuda a identificar los riesgos contables y legales para HI dentro de su área de responsabilidad.
• Participa en el fortalecimiento de las habilidades de los socios en el área financiero.

Misión 2: Normas y conocimientos especializados

• Despliega todas las políticas, procesos y herramientas financieras de HI dentro de su área de responsabilidad.
• Asegura que se cumplan las obligaciones legales de HI y produce los documentos financieros requeridos.
• Informa de cualquier cambio en las normas, la jurisprudencia o en las prácticas de otras partes interesadas en el ámbito financiero de las que tenga conocimiento.
• Cumple con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
• Implementa y cumple con el procedimiento para archivar documentos financieros y publica y actualiza documentos financieros en los espacios de trabajo dedicados.
• Contribuye al control interno dentro de su área de responsabilidad y aplica las acciones correctivas identificadas.

Misión 3: Contribuye a la calidad de la administración de personal para el personal de HI presente en Venezuela.

• Implementa políticas, procesos y herramientas de administración de personal en su área geográfica.
• Organiza sesiones informativas para el personal sobre asuntos administrativos y condiciones de empleo locales
• Produce documentos y aplica procedimientos reglamentarios relativos a la administración de personal
• Es responsable de implementar la política de seguridad social de HI de manera justa y de conformidad con la legislación local.
• Asegura que los archivos del personal se archiven de acuerdo con las reglas de HI.

Misión 4: Ejecución Operativa

Responsabilidad 1 : Mantenimiento regular de la contabilidad

• Realiza diariamente asientos en el Sistema de Información Contable (SI) (y en el país SI es necesario), asegurando que las descripciones de los asientos sean precisas y coherentes con las asignaciones contables y que todos los campos requeridos se completen, de acuerdo con el plan de cuentas de HI (y el plan contable del país, si es necesario).
• Recibe los documentos justificativos y traduce los elementos esenciales a uno de los idiomas de trabajo de HI (francés o inglés).
• Formaliza las solicitudes para crear o cerrar diarios de cuentas en el SI contable.
• Prepara todos los documentos para el cierre mensual y anual de cuentas.
• Crea hojas de Immo (activos fijos) en el IS contable y envía el número de identificación de los activos fijos a Logística para su registro en el Cuadro de Monitoreo de Equipos.
• Solicita la exención del Impuesto al Valor Agregado (IVA) y prepara las declaraciones.
• Prepara cualquier documento de respaldo solicitado por auditores internos o externos.
• Puede ser necesario reemplazar temporalmente a un miembro del equipo de contabilidad.

Responsabilidad 2: Gestión de la nómina

• Es responsable de implementar el proceso de nómina dentro de su ámbito de responsabilidad de conformidad con las obligaciones, reglas y políticas legales y sociales de HI.
• Con la autoridad delegada de su gerente de recursos humanos (línea), representa a HI ante las autoridades administrativas locales (inspección de trabajo, etc.).

Responsabilidad 3: Participa en la gestión del cumplimiento del marco legal de recursos humanos en Venezuela.

• Supervisa e informa a su gerente de la necesidad de renovar los documentos legales asegurando el ejercicio legal de la Actividades de la Asociación.
• Asegura el cumplimiento de las obligaciones legales de HI dentro de su ámbito de responsabilidad: pagar las tasas de contribución social adecuadas, actualizar el conocimiento de los mínimos sociales y las obligaciones legales, etc., así como garantizar el cumplimiento de las normas de rendición de cuentas hacia los donantes.
• Transmite u organiza la difusión de información al personal (avisos obligatorios).

Responsabilidad 4: Gestión contable de socios

• Revisar la documentación enviada por los socios como la justificación de gastos y hacer las correcciones necesarias;
• Retroalimentar al Gerente Administrativo y financiero sobre las inconformidades encontradas y los aspectos a mejorar por parte del socio;

COMPETENCIAS Y PERFIL

PERFIL Y CONOCIMIENTOS

Saber hacer (prácticas)

Habilidades interpersonales (actitudes)

• Profesional de carreras contables
• Un mínimo de 4 años de experiencia en un cargo similar
• Experiencia de trabajo de terreno con una ONG ( Deseable)
• Deseable: conocimiento del inglés o francés (min. nivel B2)
• Conocimiento en administración de personal y RRHH (Nómina, impuestos, relaciones laborales)
• Conocimiento en procesos contables ( Gestión de flujo de caja, gestión tributaria)
• Gestión contable
• Administración de personal
• Paquete de Office
• Respuesta a emergencias humanitarias
• Buenas habilidades de comunicación y escritura en español.
• Saber simplificar y priorizar.
• Autonomía y sentido de responsabilidad (centrado en resultados y capacidad de priorización).
• Ser capaz de ayudar a los miembros del equipo a progresar: desarrollar la capacidad de su personal para trabajar de forma autónoma.
• Capacidad de adaptación y de trabajo bajo condiciones de presión y riesgos.( Estrés)
• Predisposición para trabajar por ciertos periodos en contextos rurales con servicios limitados.
• Espíritu de equipo, solidaridad y enfoque de colaboración en su ámbito de responsabilidades.
• Sensibilidad cultural, sobre diversidad, de género, religión, raza, nacionalidad y edad así como capacidad de adaptación.
• Compromiso con la misión, la visión y los valores de HI.

CONDICIONES