Oficial de Logística

OBJETIVO GENERAL

El/la oficial de logística trabajará de la mano con la Gerente de Logística, para apoyar en el desarrollo de los procesos de aprovisionamiento y logísticos de la sede base y de cada proyecto implementado, con relación a la gestión de la flota vehicular o servicios de transporte, estado de las estructuras físicas, equipamiento, equipos de telecomunicaciones y equipos de TI de la respectiva base, adquisición de insumos para los proyectos, siguiendo los procedimientos y políticas de la organización.

Misiones Específicas & Responsabilidades

1. Apoyar al gerente con los procesos de compra derivados de la base de gestión

   • • Apoyo en la solicitud de cotizaciones y búsqueda de proveedores.
       – Apoyo con la recolección de documentación de los proveedores.
       – Apoyo al seguimiento de entregas.
       – Apoyo con las entregas en diferentes puntos.
       – Apoyo con la generación de documentación de compras.
       – Seguimiento a las solicitudes de pago y los correspondientes soportes.
       – Conocer el procedimiento de compras y documentos aplicables al área.
       – Apoyo como punto focal de LINK.
       – Apoyo como punto focal de plan de compras.

2. Apoyar con el seguimiento de los contratos de prestación de servicios, asesorías y consultorías

   • • Seguimiento al envío y firma de los contratos de la base.
       – Apoyo en la ejecución de los contratos de la base.
       – Apoyar en el cumplimiento de las políticas PEAS dentro de la organización y en las relaciones con prestadores de servicio.

3. Apoyar en la gestión del archivo físico de aprovisionamiento de la base nacional

• Revisión y seguimiento al archivo físico y digital de la base.
• Levantamiento de informes referentes a la gestión de archivo

1. Apoyar con la gestión de stocks

• Generación de inventarios.
• Control de los inventarios, gestión de entrega y recibido.
• Gestión de envíos.

1. Apoyo en la representación de la organización en espacios interagenciales e interinstitucionales relacionados con Logística en la arquitectura humanitaria del país.

2. Reporte y comunicación

   • • Comunicar regularmente al supervisor directo mecanismos de mejora continua para asegurar una buena comprensión de las actividades y prioridades de cada uno.
       – Participación en reuniones de grupos logísticos e intercambio de información.
       – Informar inmediatamente a su supervisor sobre cualquier información que tenga o pueda tener un impacto en la gestión de la cadena de suministro.
       – Participación en espacios de formación sobre áreas trasversales de la acción humanitaria, desarrollo de proyectos y otras vinculadas a las políticas institucionales.
       – Comunicar por la vía correspondiente ante la sospecha o certeza de situaciones que contravengan la ética profesional en la dinámica interna de la organización o en el desarrollo de los proyectos implementados.

Contexto

Los clientes a los que se orienta el cargo son internos. Los proveedores del cargo son prestadores de servicios, comercializadores y/o fabricantes de bienes, consultores, contratistas independientes, entre otros.

El área de la organización con la que trabajará estrechamente además de la Logística será la financiera, sin embargo, tendrá comunicación directa con todas las áreas, ya que todas serán solicitantes o clientes internos dentro de su proceso.

Se encarga de llevar a cabo los procesos derivados de su cargo siempre enmarcado en el cumplimiento de los procedimientos y lineamientos de las compras, en aras de poder responder de forma óptima, por el uso de los recursos ante las auditorias de nuestros donantes.

Tendrá contacto directo con los proveedores, con quienes deberá cotizar y negociar las mejores condiciones para la organización, así como solicitud de documentación

Deberá mantener al día y de forma organizada tanto el archivo físico como digital de los expedientes de compra y contratos

Los principales desafíos que puede presentar el cargo están relacionados con los tiempos y procesos internos para la gestión de compras, otro posible desafío podría ser el manejo de las compras en mercados de difícil acceso y poca formalidad. Así mismo, el cargo representa un alto nivel de trabajo bajo presión, por lo cual demanda mucha agilidad, organización, manejo del tiempo, capacidad de toma de decisiones, antelación, comunicación asertiva, y orientación a la resolución de problemas.

El cargo es 100% presencial en la base administrativa ubicada en Caracas, con eventuales movimientos a las sedes de los proyectos activos.

El horario de trabajo es de 8am a 5pm.

Las fechas criticas para el puesto son inicio de actividades de los proyectos, finalización de los proyectos, entre otras.

Note que este perfil de puesto es flexible, ya que debe responder a tareas adicionales o cambios identificados en el desarrollo de la misión en el país.

PERFIL DEL CARGO

PERFIL Y CONOCIMIENTOS

Saber hacer (prácticas)

Habilidades interpersonales (actitudes)

– Licenciado/a en áreas relacionadas con la administración, las ciencias sociales o ingeniería.

– Mínimo 2 años en áreas de compras o logística.

– Manejo intermedio del paquete de office, primordialmente Excel.

– Experiencia en el trabajo humanitario (Deseable).

-Competencias transversales requeridas:

• Sensibilidad hacia el trabajo humanitario
• Compromiso y comportamiento ético
• Cooperación y comunicación
• Adaptación al cambio y resiliencia
• Agilidad e innovación

Competencias personales:

• Trabajo en colaboración con otros departamentos
• Orden
• Manejo del tiempo y agilidad
• Anticipación
• Concentración y atención al detalle
• Orientación a resolución de problemas
• Comunicación
• Capacidad de trabajo bajo presión
• Negociación y manejo de proveedores
• Orientación a la mejora
• Seguimiento de instrucciones